エクセルのデータ参照では別シートから引用したい場合もあるかもしれません。Excelの別シートから自動抽出できると変更などが生じたときなどに手間を省きやすいですよね。エクセルで条件に合うデータを抽出する際に別シートが絡む場合は自動でできる様々な方法があるのが特徴です。今回は、エクセルで別シートに抽出する方法として関数などで自動反映させるやり方をご紹介します。
Excelの抽出を別シートからする方法には、コピー貼り付けがまず考えられます。別のシートからデータを引っ張る場合にはエクセルでの操作が通常と異なるのが特徴です。コピーのやり方は同じで、キーボード入力なら『Ctrl』と『C』の同時押し、マウスなら右クリックしてから『コピー(C)』を選択しましょう。
エクセルのデータ抽出を別シートから自動反映できるようにする場合には、『Ctrl』と『V』の同時押しなどの普段する貼り付けはしません。Excel/エクセルで別シートから抽出するときには、セルを右クリックして出てくる項目のうち、「貼り付けのオプション」に書かれているクリップがボードの上にあるマークを押してみましょう。
エクセルで別シートから自動反映している条件は、参照先の値が、「シート名!参照セル」の組み合わせになっているかです。たとえば、「元のシート」という名前のシートのセル番地B8の値を貼り付けた場合には、値が直接表示されるのではなく、『元のシート!B8』と入力されます。エクセルで別のシートのデータを反映させることができると、元の値に連動して貼り付け先のデータの値も変更が可能です。
エクセルで別シートに抽出して自動反映させるのは、関数を使わなくても可能です。Excelの別シートから自動抽出するには、数式にデータとして参照するセルが別シートであることを記載します。まず、書き出す先のセルを選択しましょう。次に、そのセルをダブルクリックして『=』(『SHIFT』と『ほ』の同時押し)を入力します。その後、利用したい元のデータがあるシートを選択しましょう。この時点で、式の部分には『=シート名!』と自動的に入力されています。
エクセルで別のシートから抽出するセルをクリックしましょう。すると、『=シート名!参照セル』の形になるため、最後に『Enter』キーを押せば完了です。Excelのデータ抽出が別シートの複数セル・範囲の場合には式をコピーすると手間がかからないでしょう。シート名や参照セルは直接入力することも可能です。その際には特に、間に『！』(『SHIFT』と『1』の同時押し)を入力することを忘れないようにしましょう。
Excelでのデータの抽出を別シートからできる関数としてまず押さえておきたいのがindirect関数です。エクセルで自動抽出するのに使えて、別シートから指定した文字列に対しても参照を返します。式は、『=INDIRECT(“シート名!参照セル”)』です。元の式が『=INDIRECT(参照文字列,参照形式)』のため、[シート名!参照セル]の前後を””で囲むことを忘れないようにしましょう。注意点としては参照が文字列になることです。数式をコピーしても連動しては反映されません。
エクセルで条件に合うデータを抽出し別シートから自動更新する関数としてもう一つ知っておくと便利なのがVLOOKUP関数です。特定の文字列が指定範囲の一番左の列に含まれているかを調べ、見つかった場合には同じ行にある指定された数値だけ右側に進んだセルの値を取り出します。Excelで別のシートから抽出する場合でも同様に抽出できるため、複数シートで引用する際に活用できるでしょう。以下の例では、番号が1800台の記事はどのようなカテゴリーが多いのかを調べるのに、特定の範囲で数値に当てはまるセルの2つ右のセルの値を取り出しています。
エクセルのデータ抽出を別シートに自動で行う関数としてはFILTER関数も押さえておくと良いかもしれません。別シートから抽出する際に条件に一致するデータを絞り込みます。基本的な式は、『=FILTER(絞り込みをする範囲,条件,[空の場合に表示する値])』です。たとえば、出勤している記録を基に、出勤日のみを取り出す操作では、他のシートからデータを抽出する際に、「条件」に数値が入っているかどうかを入力して「=FILTER(P3:AT3,元データ!P4:AT4<>””)」などとします。
エクセルのフィルターの機能を使って別シートに自動反映することも可能です。まず、「データ」⇒「並べ替えとフィルター」にある『詳細設定』をクリックします。「フィルターオプションの設定」では、「リスト範囲」を別シートのデータがまとめられているセル範囲、「検索条件範囲」は抽出したい値を表示するセル範囲を入力しましょう。エクセルの別シートの範囲で条件に一致するもののみが抽出されるようになりました。
今回は、エクセルで他のシートから抽出する方法をご紹介しました。単にデータをそのまま取り出すのであればリンク設定や数式の入力だけでできます。また、エクセルで必要な行だけ抽出して別シートに表示するのであればVLOOKUPやフィルターを使うのが便利です。別シートからデータを抽出するのは様々な方法が考えられるため、ご自身でそれぞれを試して一番行いやすいものを選ぶと良いでしょう。最後までお読みいただきありがとうございました。