エクセルのデータ参照では別シートから引用したい場合もあるかもしれません。Excelの別シートから自動抽出できると変更などが生じたときなどに手間を省きやすいですよね。エクセルで条件に合うデータを抽出する際に別シートが絡む場合は自動でできる様々な方法があるのが特徴です。今回は、エクセルで別シートに抽出する方法として関数などで自動反映させるやり方をご紹介します。
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◎エクセルのデータ参照を別シートから行う方法①：貼り付け時にリンクを作成
エクセル 自動抽出を別シートも絡めて行う場合には、その値をコピーして貼り付けすることがまず考えられる方法です。エクセルでシートからシートへ抽出する際に使う例をみていきましょう。まず、参照元として利用したいExcel上のあたいまたは範囲をコピーします。コピーの操作はキーボード入力なら『Ctrl』と『C』の同時押し、マウスなら右クリックしてから『コピー(C)』の選択です。
参照先の別シートを選択しますが、ここでは普段するような貼り付け(『Ctrl』と『V』の同時押し)は行いません。セルを右クリックして出てくる項目のうち、「貼り付けのオプション」に書かれているクリップがボードの上にあるマークを押してみましょう。近づけると『リンク貼り付け』と表示が出てくるかもしれません。これにより、値が貼り付けられました。
値をクリックすると、『元のシート!B8』などと書かれています。これがエクセルで別シートとリンクで自動抽出がされた状態であり、「シート名!参照セル」の組み合わせです。通常であれば値のみの貼り付けで元の値が変わっても貼り付け先はそのままですが、エクセルで抽出することで別シートにも自動反映できるようになります。
◎Excel/エクセルで自動抽出する方法②別シートに抽出するように数式を設定
エクセルで別シートに抽出して自動反映させるのは、関数を使わなくても可能です。Excelの別シートから自動抽出するには、数式にデータとして参照するセルが別シートであることを記載します。まず、書き出す先のセルを選択しましょう。次に、そのセルをダブルクリックして『=』(『SHIFT』と『ほ』の同時押し)を入力します。その後、利用したい元のデータがあるシートを選択しましょう。この時点で、式の部分には『=シート名!』と自動的に入力されています。
さらに、エクセルでデータを参照するセルをクリックしましょう。すると、『=シート名!参照セル』の形になるため、最後に『Enter』キーを押せば完了です。数式は別シートが絡んでもコピーできるため、範囲全体を抽出したい場合でも便利に使えます。シート名や参照セルは直接入力することも可能です。その際には特に、間に『！』(『SHIFT』と『1』の同時押し)を入力することを忘れないようにしましょう。
◎エクセルで条件に合うデータを抽出し別シートへの入力を自動でできる関数は？
●エクセルの別シートで抽出し関数で自動反映：indirect
Excelでのデータの抽出を別シートからできる関数としてまず押さえておきたいのがindirect関数です。エクセルで自動抽出するのに使えて、別シートから指定した文字列に対しても参照を返します。式は、『=INDIRECT(“シート名!参照セル”)』です。元の式が『=INDIRECT(参照文字列,参照形式)』のため、[シート名!参照セル]の前後を””で囲むことを忘れないようにしましょう。文字列になるため、数式をコピーしても連動しては反映されません。
●Excelでのデータの抽出を別シートからできる関数：VLOOKUP
エクセルのデータ抽出で別シートを使う場合に自動でできる関数としてもう一つ知っておくと便利なのがVLOOKUP関数です。特定の文字列が指定範囲の一番左の列に含まれているかを調べ、見つかった場合には同じ行にある指定された数値だけ右側に進んだセルの値を取り出します。別シートでも同様に抽出できるため、複数シートで引用する際に活用できるでしょう。以下の例では、番号が1800台の記事はどのようなカテゴリーが多いのかを調べるのに、特定の範囲で数値に当てはまるセルの2つ右のセルの値を取り出しています。
◎まとめ
今回は、エクセルで値を抽出して別シートに自動反映する方法をご紹介しました。エクセルでのデータの抽出を自動でするには、直接入力だけではなく、関数を使ったり貼り付けの際にリンクを設定したりすることでも可能です。様々な方法が考えられるため、ご自身でそれぞれを試して一番行いやすいものを選ぶと良いでしょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
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