することが多いと、タスク管理をツールでしたいと思うかもしれません。GoogleにはToDoリストというものがあり、タスクをGoogleカレンダーに共有したり、Gmailの内容を表示したりすることが可能です。今回は、GmailやGoogleカレンダーで便利なToDoリストの使い方や連携する方法をご紹介します。
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◎GoogleのToDoリストを使うメリット、カレンダーなどとの連携でタスク管理も
GoogleのToDoリストを使う大きなメリットは、グーグルの他のサービスと連携ができることです。たとえば、GoogleカレンダーにはToDoリストの項目が存在するため、別の作業でカレンダーを見たときに自然とToDoリストが目に入ります。また、GmailにToDoリストを共有すると通知の設定が可能です。することが多いと時には忘れてしまうこともありますが、他のアプリを使った時に出てくると思い出しやすいですよね。
また、GoogleのToDoリストはスマホ(スマートフォン)からも作成・連携ができる点も大きな特長です。Gmailのラベルなどはスマホからだと表示形式が変わって煩雑になりやすいのですが、GoogleのToDoリストの場合、アプリをダウンロードすることによってスマホやタブレット経由でも利用できます。確認はもちろんのこと、編集した内容もそれぞれに反映できるため、出張先などでPCが使えないときにもすぐに入力できるできるのは心強いでしょう。
◎Gmail/グーグル/Googleカレンダーなどとも、ToDoリストの使い方
To Do listの作り方を紹介する前に、Google ToDoリストの便利な使い方をみていきましょう。
●ToDoリストをGoogleカレンダーと連携させてタスクの共有
ToDoリストは日時を設定することでGoogleカレンダーとの連携も可能です。ToDoリストが共有されることで、Googleカレンダーにも自動的に入力されます。「予定ができたのでカレンダーを…」と毎回開かなくても、勝手に予定が入っていると思い出しやすいですよね。入力はリスト・確認はカレンダーとうまく使い分けても良いかもしれません。
●GmailをToDoリストに共有して通知できるように設定
GmailをToDoリストに共有して通知が来るように設定すると、指定された時刻に通知が届きます。つまり、GoogleのToDoリストをリマインダーの機能として使えるわけです。「〇〇おき」などの日時の指定もできますので、定期的に繰り返して行う作業を忘れないようにするのにも便利かもしれません。Gmailの内容は、リンクの形でToDoリストに追加できます。メールそのものが重要な場合には直接記録できる点で、手間をかけずに整理できるでしょう。
●ToDoリストで終わったものと残っているものを分けてプロジェクト管理
ToDoリストを作成した際に、項目の左側に表示される○印が、ラジオボタンです。このボタンは「すべきこと」が完了したときに押すもので、チェックを入れると別の場所に移動します。分類されることによって、既に終わっている項目・残っているタスクが何なのかでプロジェクト管理が簡単に把握できるわけです。
◎ToDoリストの作成方法
それでは、To Do listの作り方を見ていきましょう。そもそもToDoリストがどこにあるのかもなかなか見つけられないかもしれません。たとえば、Gmailからであれば、ToDoリストは右側の丸〇の中にチェック✓が入っているようなマークを押しましょう。「たとえば」としたのは、Googleのサービスであれば他のところからでも作成できるからです。Googleスプレッドシート・カレンダー・ドライブなどでもToDoリストはサイドバーからアイコンをクリックできます。
初めて使う際には、「ToDoリストへようこそ」と出てきますので、「やるべきことをリストにして、まとめて管理できます。」の下にある『使ってみる』のボタンをクリックしましょう。次に、『タスクを追加』を押して、記録したおきたい内容を入力していきます。入力できる内容はタイトル・詳細・日時・繰り返しをするかどうかであり、いずれも必ず入力が必要なものではありません。登録しておきたいものに絞り込んで最低限にまとめるのもおすすめです。
●GoogleのToDoでサブタスクを設定する
GoogleのToDoを使う際には、サブタスクとして1つのメインに対していくつかのするべきことに分けたい場合もあるかもしれません。ToDoリストでは、メインタスクに限ってサブタスクを作成することが可能です。メインタスクを選択して、右側にある●が縦に三つ並んだ部分『メニューを開く』をクリックしましょう。『サブタスクを追加』を押せばサブタスクが表示され、同じようにタイトル・詳細・日時・繰り返しの有無が設定できます。
なお、メインタスクの下にサブタスクは作成できますが、サブタスクの下の層にサブタスクは作成できません。先ほどのToDoリストの「サブタスクを追加」のところには「インデント解除」という項目が表示されます。この「インデント解除」を押すと、サブタスクがメインタスクと同じ位置づけに変更可能です。
◎グーグルカレンダー/GoogleカレンダーにToDoリストを共有する方法
作成したGoogleのToDoリストをカレンダーに連携させていきます。設定するのは、先ほどの『タスクを追加』や『サブタスクを追加』に出てきた「日時」の部分です。
『日時』の部分をクリックすると、画面のようにカレンダーが表示されます。日付を選 ぶことでそのタスクに日時が設定されます。タスクの締め切りなど時間がある場合には、『開始時刻を設定』をクリックしましょう。表示されるのは30分ごとですが、任意の時間を選んで表示されたものをダブルクリックすると1分単位で変更できます。
また、ToDoリストが定期的に繰り返してすべきことであれば、『繰り返し』のところから設定しましょう。「1日ごと・1週間ごと・1か月ごと・1年ごと」の4つから選べて、カレンダーと同様に開始日や開始時刻も設定できます。最後に『OK』を押せば操作は完了です。
グーグルカレンダーでは、「ToDoリスト」と書かれた部分に連携されています。ご自身のアカウントそのものに追加されるわけではないので、「ToDoリスト」と書かれたところに☑を入れて表示されるかを確かめましょう。
◎GmailをタスクとしてToDoリストで表示するには？
GメールをToDoリストに共有して管理しておくことで、埋もれやすいメールの中で特に締め切りなどがあるものを忘れずに記録できます。Gmailの右側の丸〇の中にチェック✓が入っているようなマークを押し、『タスクを追加』を選択するところまでは同じです。GmailをToDoリストで表示するには、そのGmailを選択してドラッグしながらリスト内に表示される点線の枠まで動かしましょう。
すると、「日時」の下側にそのメールのリンクが表示されるようになるので、Gmailで忘れずに記録したいものはToDoリストとして常に表示できます。
◎まとめ
今回は、Gメールやグーグルカレンダーとも連携できるToDoリストの使い方や共有方法をご紹介しました。タスク管理をツールでしたいときに、特にGoogleのサービスを頻繁に利用しているのであれば、ToDoリストとしてまとめるのがおすすめです。日時指定・繰り返し・リンク共有なども駆使しながら、うまく整理していきましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
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