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エクセル(Excel2016)データの入力規則、ドロップダウンリストの条件作成設定


エクセルのデータをまとめる際には、なるべく入力ミスをなくしたいとお考えかもしれません。効率よく進めるためにも、便利な機能の使い方を知っておきたいですよね。今回は、エクセルの機能の一つであるデータの入力規則とは何かと、その使い方についてご紹介します。



◎エクセル(Excel2016)におけるデータの入力規則とは?


エクセルにおけるデータの入力規則とは、シート上に打ち込む数値や文字列の決まりを設定しておくことです。目的の一つは、手入力でしばしばある数値や文字列のミスによって間違った結果が出てくるのを避けることが挙げられます。膨大なデータを細かく打ち込むとどうしても違った内容をタイピングしてしまうかもしれません。


制限をかけるあるいは元のデータを自動参照することで、こういった間違いを極力避けられるのです。また、何人もの方と共同でファイルを作業することもあるかもしれません。入力できる数値や文字列を制限しておくことで、仮にミスがあった場合に弾かれる可能性が高く、早期に気付きやすいメリットもあります。

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◎ エクセルでのデータの入力規則、ユーザーができる設定方法


まずは、エクセルシートを開いて、入力規則を適用する範囲を選ぶ作業です。一つのセル(四角で囲まれた区画)のみであればその部分をクリック、複数のセルにまたがる範囲であればマウスまたはキーパッドで押し続けながら上下左右に動かして囲みます。次に、上側にある緑色のバーの中から『データ』を選択しましょう。 このうち、『データの入力規則』は中央部の『データツール』のカテゴリーの中にあります。一番上『データの入力規則(V)』を押してみましょう。【ここまで画像1枚目】


設定画面が出てきました。最初の状態は「入力値の種類(A)」が『すべての値』になっています。つまり、何を入力しても制限がない意味です。エクセルの文字列や数値のうち、特定のデータを絞り込む場合には、すぐ右にある『V』を押して絞り込み基準を選びます。【ここまでが画像2枚目】



●エクセルデータの入力規則の入力値の種類(A)について


入力できる内容を絞り込む方法はいくつかの種類があります。たとえば、整数は、特定の条件を満たす整数のみ入力可能との意味です。整数に加えて小数点以下のある数値も含めた『小数点数』・『日付』・『時刻』・『長さを指定した文字列』などから選べます。選択すると詳細設定画面がすぐ下に出てきますので、順番に入力していきましょう。データ(D)では、最大値と最小値の間の数・逆にその外側の数・=・≠・≧・≦・>・<などの比較演算子が選べます。範囲があるのであればその値を入力しましょう。



○エクセルデータの入力規則を実際にやってみると…選択できないものがある


データの入力規則ではどのように反応するのかを見てみましょう。試しに、「整数で-10から5の値の間」と設定【3枚目の画像】します。すると、条件を満たさない文字列を入力した際に【4枚目の画像】のようなエラー画面が出てきます。これはつまり、-10.-9.-8.-7.-6.-5.-4.-3.-2.-1.0.1.2.3.4.5にのみ反応するルールですから、確かにそれ以外は除外されることがわかるでしょう。



●Excelのドロップダウン『リスト』の作成設定方法について


入力値の種類のうち、『リスト』は何のことかが分かりづらいかもしれません。ここでの『リスト』とは、指定した数値や文字列のみを選べる機能です。これによって、特定の値以外を間違って入力する心配がありません。『入力値の種類(A)』で『リスト』を選ぶと、【5枚目の画像】のように『元の値(S)』と書かれた項目が出てきますので、入力したい数値や文字列を打ち込みましょう。複数ある場合には、間をカンマで区切ります。たとえば、『元の値(S)』と書かれた項目に「5,1,x」と記載して『OK』を押すと、【6枚目の画像】のように🔽が出てきて「5,1,x」のみを選べる状態に変わりました。



◎エクセルでのリスト入力やデータの整理に便利、並べ替えの機能も


エクセルの『データ』は、普段のExcelの作業ではあまり使わない部分ですが、入力規則をはじめとして、資料をまとめる際には便利な機能が多いです。左隣の『並べ替えとフィルター』は緑色バーの『ホーム』からもアクセスできる機能で、グラフの内容を指定した順に並び替えられます。また、特定の数値や文字列のみを絞り込む『フィルター』機能も押さえておくと便利でしょう。詳しい内容や使い方はこちらの記事で触れておりますので、参考にしていただければ幸いです。



◎まとめ


今回は、エクセルの機能の一つであるデータの入力規則とは何かと、その使い方についてご紹介しました。特定の条件をセルに対して設定することで、万一誤って入力した際にエラーに気付ける仕組みです。数値・文字列・特定のデータから抽出など様々な設定方法がありますので、活用しながら効率よくデータまとめを進めていきましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。

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