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google form (グーグルフォーム)の回答をスプレッドシートに編集する方法

Excel(エクセル)・Google・Wordpress


「アンケートをWeb上で作って、時間削減をしたい」と思ったことがあるかもしれません。送る手間だけではなく、集計の負担も軽減できると助かりますよね。まとめの段階まで簡単にするのであれば、スプレッドシートが非常に便利です。今回は、Googleフォームを使ったアンケートの回答をグーグルスプレッドシートに連携させる方法や編集でできるシートの使い方などをご紹介します。



◎webアンケートの作り方、google formの操作方法


Googleフォームを使ったアンケートをグーグルスプレッドシートに連携させるには、まずグーグルフォームを作成する必要があります。作り方やgoogle formの操作方法はこちらの記事で触れておりますので、参考にしていただければ幸いです。



◎グーグルフォームの回答をスプレッドシートに連携する方法


作成したアンケートの回答を自動的に集計して一覧に表示できる機能が、Googleスプレッドシートです。グーグルフォームをスプレッドシートに連携と聞くと、何となく難しく感じるかもしれません。しかし、非常に簡単にできますので、やり方を押さえておきましょう。



●googleフォームの『質問』を『回答』の項目に切り替え


まず、スプレッドシートと連携させたいグーグルフォームを開きます。最初に出てくるのは、画像のようなgoogleフォームのタイトルと質問内容が並んでいる画面です。ここで、googleフォームの上側中央部分に書かれている『質問』を『回答』に切り替えましょう。


アンケートの送信前であれば、何も出てきません。しかし、回答が始まると、それぞれの項目でどのような選択肢が多く選ばれているのかが表示されます。たとえば、画像では、GoogleFormの作り方に関するアンケートを作成しました。



●googleフォームからスプレッドシートを開く


スプレッドシートは、右側にある白色の十が緑色の■で囲まれた部分をクリックすると表示されます。マウスを近づけると、『回答をスプレッドシートに表示』または『スプレッドシートの作成』と出ててくる部分です。『スプレッドシートの作成』の場合、もう一段階画面が出てきますが、そのまま『OK』をクリックして次に進みましょう。


先ほどの『回答』では質問ごとの全体の回答を集計したものが表示されていました。一方で、スプレッドシートでは、個々人の回答内容が順番に表示され、送信した時間もわかります。このように、グーグルフォームで問いかけた質問が自動的に入力されるので、手作業で転記する必要がありません。集計に時間をかけずに済む点は、グーグルフォームを利用する大きなメリットの一つと言えるでしょう。



◎google フォームの回答をより分かりやすく、スプレッドシートでの編集方法


回答数が少ない場合には、数えるのもあまり苦にならないでしょう。しかし、何百とデータが増える場合には、簡単に集計する方法を知っておきたいものですよね。ここでは、グーグルフォームの回答をまとめるのに便利な機能をご紹介します。



●Googleスプレッドシートのフィルタ機能を使った絞り込み


特定の条件での回答だけを見たい場合におすすめなのが、絞り込みの機能です。縦向きに要素を調べて、指定した条件に当てはまるもののみが残り、条件に当てはまらないものは見えなくなります(消えるわけではなく、解除すれば元に戻ります)。 グーグルスプレッドシートのフィルタ機能を使った絞り込みに関してはこちらの記事で詳しく触れていますので、参考にしていただければ幸いです。



●スプレッドシートでできる、フォームの回答でグラフの作成


スプレッドシートに書き込まれている数値をグラフ化できる機能があります。上部のボタンの中から、三本の縦線が四角に囲まれているものを探してみましょう(漏斗のマークの左隣)。『グラフを挿入』と書かれた部分です。一番上のメニューバーから『挿入』⇒『グラフ』と選ぶ流れもありますが、結果は同じなのでワンクリックの方法を押さえておくと良いでしょう。


右側にグラフエディタと書かれた項目が出てきました。『設定』の項目では、スプレッドシートのデータをまとめるグラフの種類や範囲を指定できます。


ところが、グーグルスプレッドシートでのグラフは、数値以外には反応しないため、数値ではない部分を指定すると画像のように「データがありません」と表示されます。グーグルフォームからのデータは選択肢の文言そのままが入力されますので、数値以外が含まれているかもしれません。解決策には、2種類の方法があります。次の項目で詳しくみていきましょう。



◎Googleスプレッドシートでグラフを作成する際の数値化の方法、置換とcountif


Googleスプレッドシートのデータを使うとグラフの作成ができますが、前提として、グラフにするデータはすべて数値にする必要があります。文字列などを数値化する際にできることを二つご紹介しましょう。



●スプレッドシートの文字データを数値に置き換える:置換


一つ目は、グーグルスプレッドシート上の文字のデータ以外を数値に置き換えてしまう方法です。数値に変えることによって、シートが認識できるようにします。今回使うのは『置換』と呼ばれる機能です。グーグルスプレッドシートの上部にある『編集』から『検索と置換』を選択しましょう。


「検索」の空欄には、数字に置き換えたい文字列、「置換後の文字列」の空欄には数値を入力します。検索の横にある「すべてのシート」は『特定の範囲』に切り替え、右側に出てくる格子の部分をクリックしましょう。画面が切り替わり、「データ範囲の選択」と書かれた部分が出てきます。 グーグルスプレッドシートでは質問項目の回答が1列に並ぶので、範囲は調べる列の英文字(A・B・C…)をクリックすれば良いでしょう。『OK』を押し、戻った画面で『すべて置換』を選択すると指定した文字列が全て数値に切り替わります。



●スプレッドシートで要素の個数を数える:countif の導入


二つ目は、同じ項目の個数を数えることです。数えると言っても、最初から最後まで順番に見ていくわけではありません。条件式を打ち込んで、当てはまるものを自動的に計算するのです。使用するのは COUNTIF(カウントイフ)関数であり、指定した領域の中で該当するものの個数を導き出します。アンケートの回答が記載されていないセルをクリックし、『=COUNTUF()』と打ち込みましょう。


括弧の中には、範囲,検索条件の順番に入力します。グーグルスプレッドシートでは質問項目の回答が1列に並ぶので、範囲は調べる列の英文字(A・B・C…)をクリックすれば良いでしょう。検索条件は個数を数えたい文字列を入力します。数値以外の場合には最初と最後に””が必要な点も注意しましょう。たとえば、A列の「XX」の要素を抽出する場合には、『=COUNTIF(A:A,”XX”)』と記載できます。


COUNT IF関数は、エクセルでも用いられています。Excel版も紹介しておりますので、併せて参考にしていただければ幸いです。



◎まとめ


今回は、Googleフォームを使ったアンケートをグーグルスプレッドシートに連携させる方法やシートの編集でおすすめの機能などをご紹介しました。ボタンを何度か切り替えるだけでグーグルスプレッドシートに回答データが転記されるのがグーグルフォームをつかうことの大きなメリットです。シートを使ってグラフを作成する場合には、文字列などを数値化する必要がある点を押さえておきましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。

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