Excelでプルダウンを設定した際に、選択肢と違う値や回答にエラーを表示したいかもしれません。やり方を押さえておくと、予期しない回答を省く手間がないので便利ですよね。エクセルのプルダウンでエラーを表示させる流れは、表示の種類や先に進めるかの扱いの違いなどでいくつかに分類されるのが特徴です。今回は、Excelのプルダウンでエラーを表示させる方法とエラー値が入力されているセルの調べ方をご紹介します。
Excelのプルダウンでのエラーの表示は、ドロップダウンリストを作成する画面と同じ場所から設定できます。エクセル上部にあるメニューバーから『データ』⇒「データツール」の中の『データの入力規則』を選択しましょう。プルダウンリストを作成するのであれば『設定』を押しますが、今回変更するのは『エラーメッセージ』の項目です。
「エラーメッセージ」の「スタイル(Y)」で『停止』を選ぶと、プルダウンの項目以外は受け付けないように設定可能です。図のように『この値は、このセルに定義されているデータ入力規則の制限を満たしていません。』とエラーメッセージが表示されます。『再試行(R)』または『キャンセル』を押せば Excelにプルダウンを選び直せますが、やはり選択肢以外ではエラーになり先には進めません。
エクセルのプルダウンでお好みのエラーメッセージを出したい場合は、『停止』を選んだ右側の空欄で設定可能です。「エラーメッセージ(E)」の部分に文言を入試ますが、「タイトル(T)」の部分に記載すると、デフォルトでは『Microsoft Excel』と出てくる部分にもエラーメッセージを強調できます。
エラーであることを伝えたいものの、先に進めない状態を避けたい場合には、注意表示を出すのがおすすめです。エラーメッセージのスタイルで『注意』を選ぶと、「この値は、このセルに定義されているデータの入力規則の制限を満たしていません。続けますか？」と出てきます。同じように独自のメッセージも記載できますので、希望があれば利用しましょう。
エラーメッセージのスタイルで『注意』を選ぶと、「この値は、このセルに定義されているデータの入力規則の制限を満たしていません。」と注意よりも緩い表示が出ます。『注意』も『情報』もですが、Excelのプルダウンでエラー値を入力してこれらの表示に『OK』を押すと、問題なく記入できてしまいます。そこで、エクセルのプルダウンでエラー値が入力されているセルを表示する方法をあわせて押さえておくと良いでしょう。
他の方と共有した場合には、どこが間違っているかを特定するのが大変ですよね。そこで、エクセルのプルダウンでエラー値が入力されているセルを表示する方法が把握できていると、簡単に意図しない答えを見つけられて便利です。
Excelのプルダウンでエラーを特定するには、セルのマーカー機能を利用します。エクセル上側の緑色の部分にある『データ』から「データツール」の中の『データの入力規則』の右側の▼を押し、『無効データのマーク(I)』を選択しましょう。すると、エクセルのプルダウンにないエラー項目に赤い丸が付きます。
エラーが見つかってマークを消したい場合には、『データ』から「データツール」の中の『データの入力規則』の右側の▼を押し、『入力規則マークのクリア(R)』を選択しましょう。ちなみに、値を貼り付けるなどしてエクセルのプルダウンの入力規則が消えている場合には、エラー表示もまた無効になっているため、『無効データのマーク(I)』を選択しても反映されないことがあります。プルダウンリストのエラーを見つける一助くらいのつもりで利用するのが良いかもしれません。
Excelのプルダウンのデフォルトでは、エラーメッセージが表示されることが多いです。もしExcelのプルダウンでエラーメッセージを表示したくないのであれば、『無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する(S)』の左側にあるチェックマーク☑を外しましょう。
今回は、Excelのプルダウンでエラーメッセージを表示させる方法とエラー値が入力されているセルの調べ方をご紹介しました。 エクセルのプルダウンでエラー値が入るとどう反応するかで三つの項目を使え分けましょう。また、エラーがあるかを調べる方法も併せて押さえておくのがおすすめです。最後までお読みいただきありがとうございました。