グーグルフォームを使う際には、同一人物が何回も回答できるように設定したいこともあるかもしれません。逆に、Googleフォームで同じ回答が来るのを制限したい場合もあるでしょう。これまでGoogleFormに関しては、作成方法やデータの集め方、条件分岐などに触れてきましたが、押さえておくとさらに使い勝手が拡がる機能も多いです。今回は、Googleフォームで回答を1回に制限する・重複回答を削除する方法に加えて、Googleフォームでの回答の編集や必須かどうかの設定、メールアドレスを収集する設定など、知っておくと便利な機能をご紹介します。
◎Googleフォームで何度も回答できるかどうかを調べる方法
グーグルフォームで何度も回答できるかどうかを調べるには、回答者側のページを確認します。まず、Googleフォームの右上にある目のマーク『プレビュー』を押し、回答の共有URLを作成しましょう。
そのページを最後まで回答し、『送信』ボタンを押した際に「回答を記録しました」のメッセージの他に「別の回答を送信」と書かれていると、Googleフォームで複数回回答ができる状態です。もしを同じ人が繰り返し回答することを想定していないようであれば、Googleフォームで重複回答が起こる原因になります。
◎Googleフォームで同一人物から何回も回答が来た場合に、重複回答を削除する方法
既にグーグルフォームを公開している場合には、同一人物から何回も回答が来ているかもしれません。Googleフォームで同じ人が回答を二回目以降もできる想定なら問題ないですが、それでも二重送信が生じている可能性もあります。そこで、グーグルフォームで重複回答があった場合の回答を削除する方法を見ていきましょう。まずは、Googleフォームの作成画面に戻り、上部の中央部分に書かれている『質問』を『回答』に切り替えます。
回答数が表示されますので、『個別』を開いてGoogleフォームの回答で消すものが何個目にあるかを探しましょう。もし後ほどご紹介するメールアドレスの設定をしていると、スプレッドシートでも同じ人から回答が2回送信されているかを簡単に判断できます。
グーグルフォームの回答で削除したいものが開けたら、右上にあるゴミ箱のマークをクリックしましょう。「回答を削除 この回答を削除してもよろしいですか？この操作は元に戻せません。」との注意書きが出てきますので、『OK』を押せば操作は完了です。
◎Googleフォームで回答を1回に制限する方法
Googleフォームでは同一人物からの回答を何回もではなく、1回のみにしたい場合もあるかもしれません。同じ回答者からアンケートの2回送信が来ることを避けたい場合には、 まず歯車のマーク⚙『設定』を選択します。次に、その中にある『回答(回答を編集、保護する方法を管理できます)』の右側にあるVマークをクリックしましょう。(Googleフォームの仕様が変わり、この操作が必要になりました。)そして、出てきた項目のうち、『回答を1回に制限する』を選択します。ボタンが紫色に変わっているかが、設定がオンになっているかの証拠です。
すると、2回目以降は、アンケートのURLを開いても『回答済みです』と出てきて答えられません。この設定を行うと、Googleフォームで同じ回答が何度も送信される状態を防ぐことにもなり、集計をより簡単に進められます。
●Googleフォームで回答したものを編集して上書きできるようにするには？
Googleフォームで一回だけしか回答できない場合には、「編集したい」という声も出てくるかもしれません。Googleフォームには、回答したものを上書きできる設定もあります。先ほどと同様に、『設定』⇒『回答(回答を編集、保護する方法を管理できます)』の右側にあるVマークをクリックしましょう。 ここでは、『回答の編集を許可する(提出後に解答を編集することを許可します)』の部分を紫色にすれば操作は完了です。
●Googleフォームでメールアドレスを収集する方法
Googleフォームでメールアドレスを収集することで、誰がどのような回答をしているかを見たい場合もあるかもしれません。同じ人が2回回答していないかを確かめるのにも便利です。その場合にも、先ほどと同じ設定の画面で変更ができます。『設定』⇒『回答』と進み、今回紫色に変えるのは、『メールアドレスを取集する』 です。
また、Googleフォームでメールアドレスを収集することで、回答者にも回答内容を共有することもできます。同じ場所にある『回答のコピーを回答者に送信』から設定しましょう。選択肢は『オフ』と『回答者がリクエストした場合』と『常に表示』です。常に表示であれば勝手に回答者側にも送られるようになり、リクエストの方を選ぶと最後のページに 回答のコピーを送信するかの選択項目が出てきます。
◎グーグルフォームの便利な機能、セクションの結合・回答を必須にする設定など
●Googleフォームの回答を必須にする設定方法
グーグルフォームでアンケートを作っているときに、必ず答えてほしい質問が出てくるかもしれません。何もしなければ全て飛ばして送信できる仕様ですから、設定を変更する必要があります。質問のどれか一つをクリックしてみましょう。下側に出てきた項目で『必須』と書かれた部分がありますよね。色が付いていない場合には、右隣りにある〇印を押すと色が付きます。実際のアンケートページを見ると、必須回答になっている質問には赤い＊印が付いており、飛ばして回答すると次のページには進めません。右上にある目玉のマーク『プレビュー』を押して、実際に必須回答に設定できているか確かめると万全でしょう。
●グーグルフォームでセクションを結合する方法ほか
いくつも質問を増やしていると、アンケートが長いと感じるかもしれません。区切り良く複数のページに分けるときに使えるのが セクション機能です。追加・並べ替え・削除・統合などのやり方をご紹介しましょう。「○○セクション中の▲▲セクション」と書かれている部分がページの先頭です。四角の枠の右側にある●が縦に三つ並んでいるところを押してみましょう。
十数問が連続して出てくると回答する側は長いと感じるかもしれません。途中で区切りを入れることで、長すぎずテンポよく進んでいく印象にできます。 前の項目をコピーしてセクションを追加する際には、 「○○セクション中の▲▲セクション」と書かれている枠の右側に別枠で出てくる、縦向きで6つほど出てくる部分を使います。一番下の□が縦向きに2つ並んでいる『セクションを追加』の選択で完了です。前のページと似たような内容にしたい場合には、枠内の右上にある●が三つ並んでいる部分をクリックして、『セクションのコピーを作成』を押すとページ全体がコピーされるため、作成が早くできるかもしれません。
セクションを移動して順番を並べ替える方法は、四角の枠の右側にある●が縦に三つ並んでいるところを押し、『セクションを移動』と選択することです。「セクションの並べ替え」と書かれたタブでは、動かしたいページの左側の●が6個並んだ部分を左クリックしながら動かすと一気に動かせます。最後に右下の『保存』を押すのを忘れないようにしましょう。
作成途中に要らないと考えたページがある場合には、削除機能を使います。 四角の枠の右側にある●が縦に三つ並んでいるところを押し、『セクションを削除』と選択しましょう。もし間違えて消したくないセクションを削除してしまった場合には、『Ctrl』+『Z』を同時に押すことで元の状態に戻せることがあります。
質問項目をいくつか追加するうちに、アンケートページを統合した方がよいと感じることもあるでしょう。複数のページをまとめる際には、セクションの右上の●が三つ並んでいる部分を押して『上と結合』を選択します。選んだページとすぐ上がつながる機能ですから、合体したいセクションが連続するように並べ替えておく作業が必要です。なお、一番上のセクションには統合の項目は出てきません。
◎GoogleFormで複数回答ができるようにする設定や集計についてはこちら
一つの質問に対して複数回答ができるようにするには、二つの方法が考えられます。一つ目は、回答形式を記述にして、好きに答えられるようにする方法です。限られた選択肢から選んでもらいたいのであれば、二つ目の方法としてチェックボックスがあります。詳しくはこちらの記事で触れていますので、参考にしていただけますと幸いです。
◎まとめ
今回は、Googleformを使ったアンケートで知っておくと便利な機能をご紹介しました。 アンケートの回答を必須にする・回答内容を送信する操作は、状況によっては必要になるかもしれません。新しいページを作成する方法などとともに、一連の機能を知って使いこなしましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
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