Excel(エクセル)を使って表などを作っているときに、数字や文字のデータを簡単に並び替えたいと思ったことがあるかもしれません。エクセルシートで入力した数値などの項目が増えると見づらいですよね。
その際に利用したいのが、Excel(エクセル)にある並べ替え(ソート)機能です。エクセルシートの数字や文字データを指定した順位で自動的に並び替えができるので一気に作業が捗ることでしょう。今回は、エクセルシートでの並び替えで文字や数字を動かす方法と複数でうまくいかない場合の対処法、Excel(エクセル)の知識である昇順・降順についてご紹介します。
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◎Excel(エクセル)での並び替えで文字や数字を動かす方法を解説【作業画像付き】
Excel(エクセル)での並び替えで文字や数字を動かす際にはいくつかの機能を使います。言葉だけで説明しても想像がつかないでしょうから、今回は実際の作業画像を掲載しました。ご自身で真似されながらエクセルシートにある並び替えの機能に触れるのもおすすめです。まずは、1枚目の画像のように、適当に並べた数字(1620489537)を大きい順番に並べ替える作業をしてみます。
①エクセルシートの上側にある、緑色の部分のすぐ下のうち、『ホーム』のボタンをクリックします。
②色々出てきますよね。左側にバインダーの絵と『貼り付け』という文字があれば正解です。そこから右側に移動してみまましょう。シートの並べ替えには、右端からやや戻ったところにある『並べ替えとフィルター』を使います。その部分を押したときに出てくるのが、1枚目の画像で表示されているものです。
③Excel(エクセル)上の並び替え機能はソートと呼ばれていることもあります。機能を使うためには、先に並べ替えるものの範囲を指定することが必要です。マウスまたはパソコンキーボードよりも手前側にあるタッチパッドを使った操作を行います。開始したい部分に矢印マークを動かし(マウスを前後左右に動かすあるいはタッチパッドの下以外の部分を触ることで動かせます)、左クリック(パッドなら左下)を押し続けましょう。
④押し続けた状態で矢印マークを別のセルに動かしてみましょう。タッチパッドは片手の指で左下のボタンを押しながらもう片方の指を動かせば操作できますが、難しい場合にはマウスを使うのがおすすめです。変えたい範囲が選択できると、2枚目の画像のように範囲が緑色に囲まれて、最初に押した部分のみが白くなっています。
⑤その状態で改めて 『並べ替えとフィルター』をクリックしましょう。緑色の枠が消えてしまった場合には③からやり直します。『昇順(S)』とは小さい順番に並べることで、数字であれば1234…となり、逆に『降順(O)』とは大きい順番に並べることで、数字であれば…4321と徐々に数字が下がる並べ方です。今回の例では大きな順番に並べ替えたいので、『降順(O)』をクリックします。
⑥その結果、対象範囲の中で並べ替えが自動的に処理され、3枚目の画像のように987654321の順番になりました。
◎Excel(エクセル)を使う際に知っておきたい、文字の昇順・降順
Excel(エクセル)シートを使った並び替え(ソート)の解説の中で、『昇順』『降順』という言葉が出てきました。先程の説明でもあったように、数字であればそれぞれ小さい順番・大きい順番に並ぶことがわかりますよね。そこで、文字の昇順・降順はどうなのか気になるかもしれません。試しに数字［12345］・英文字［ABCとabc」・ひらがな［あいうえお］を組み合わせたExcelの表で並べ替えをしてみましょう。
4枚目の画像のように、数字⇒英文字(同じものは小文字優先)⇒ひらがなの順番で並び替えが行われていることがわかります。エクセルでの並び替えの際に文字を使う場合には、特定の昇順降順のルールがあることを理解しておくと使いやすいでしょう。
◎Excel(エクセル)での並べ替え(ソート)機能の応用、複数列の数字や文字を並び替える方法は？
Excelを使って作業をする際には、エクセルシートの複数列をまとめて並べ替えたいこともあるかもしれません。関連した数値をまとめて動かせると便利ですよね。言葉だけではなかなか難しいかもしれませんので、ここでも実際の作業例の画像を踏まえて解説していきましょう。今回は、最初のグラフの左側に日付が記載されており、これを数字が小さい順番に並び替える作業をします。ご自身でも、画面と同じものを作って作業をされるのもおすすめです。
複数の際に変わるのは、先ほどの③の作業です。一列のみではなく、並び替えたい範囲全体を囲みましょう。④まで手順で行い、『昇順(S)』『降順(O)』を押したところ(5枚目の画像)、数字は逆にしか並び替えがなされないのです。困ったことになりました。Excelのソートがうまくいかない原因は、範囲の設定時の問題です。具体的には、Excelシート上のC列の日付を基準に並び替えが行われており、意図したようになっていないことを意味します。解決策としてD列の数字を基準にする方法は二つありますので、それぞれご紹介しましょう。
●最初にクリックする位置を変える
操作③で『開始したい部分に矢印マークを動かし(マウスを前後左右に動かすあるいはタッチパッドの下以外の部分を触ることで動かせます)、左クリック(パッドなら左下)を押し続けましょう 』と記載していましたが、ここで押す場所が並び替えの基準となります。つまり、D列のどこかを押して同じ作業をすればD列を基準にして並び替えられるのです。6枚目の画像のようにすれば、昇順なら4月24日⇒21日⇒23日⇒29日⇒25日⇒28日⇒22日⇒30日⇒26日⇒27日、降順ならその逆に並び替わります。
●『ユーザー設定の並び替え(U)』を使う
①②③④は先ほどと同じ作業です。6枚目の画像にも載っていますが、『並び替えとフィルター』を押すと出てくるもののうち、3つ目の『ユーザー設定の並び替え(U)』をクリックします。 すると、7枚目の画像にあるような画面が出てくるでしょう。ここで中央左にある『最優先されるキー』の右側にある、Vが四角に囲まれた部分をクリックすると、Excel内で優先して並び替える列が選べます。その右にある『並び替えのキー』に関しては、今回は何もしません。
数字や文字列などの「値」以外にもExcelにある「フォント(文字)の色」「セル(区画のこと)の色」「セルのアイコン(記号を付けて区別する機能があります)」などを基準に並び替えられます。さらに右にある順序は小さい順番であれば『昇順』を、大きい順番であれば『降順』を選びましょう。ほかにも、ユーザー設定リストとして、特定の曜日・月などに沿うこともできます。最後に右下の『OK』をクリックすれば、範囲指定で最初に押した場所に関係なく、エクセル上で指定した列を基準に並び替えが行われるのです。
この機能は、並び替える範囲が多いほど効果を発揮します。たとえば、最初の基準は1列目の●●だけれども、次は2列目の▲▲だということもあるでしょう。その場合には、『レベルの追加(A)』を押すことで優先するキーを複数指定できます(『レベルのコピー(C)』なら指定した条件が次にそのまま出てきます)。また、『オプション(O)』では行と列の切り替えなどができるので、合わせて利用されるとよいでしょう。
◎まとめ
今回は、エクセルシートでの並び替えで文字や数字を動かす方法と複数でうまくいかない場合の対処法、Excel(エクセル)の知識である昇順・降順についてご紹介しました。新しい言葉も多く見受けられましたが、実際に手を動かしながら焦らずに進めていくのが大切です。エクセルシートで扱う文字や数字のデータの数が多いほど、一気にできると時間短縮につながります。複数の列や行をまとめて行うまで習得して、より効率よく資料作りを行いましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
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