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エクセルのプルダウン/ドロップダウンリストの絞り込みをする方法

Excel(エクセル)・Google・Wordpress





◎エクセルのドロップダウンリストが見にくい


エクセルのプルダウンを使う際には、選択肢の絞り込みをしたいと思ったことがあるかもしれません。たとえ選べる形式だとしても、項目が多いと探すのが大変ですから、絞り込みがあれば手間が省けて助かりますよね。エクセルのプルダウンでは、選択肢を連動させることで絞り込みが可能です。今回は、エクセルのプルダウンで絞り込みができる設定方法をご紹介します。




◎エクセルのドロップダウンリストを連動させ絞り込みをするイメージ


まずは、 エクセルのプルダウンで連動して絞り込みができるイメージをみておきましょう。簡単に説明すると、最初のプルダウンで選んだ選択肢によって次のプルダウンで絞り込みが行われます。事前に連動の設定をしておくことで、エクセルが自動的に特定の選択肢だけだと判断するのです。
次の項目で、エクセルのプルダウンで選択肢を絞り込む具体的な流れをご紹介しましょう。



◎Excelでドロップダウンリストを複数列に作成(プルダウンでの絞り込みの準備)


今回は、エクセルで都道府県を選択するプルダウンを例にします。47ありますので、1回のプルダウンにするとエクセルのかなり下まで選択肢が並びますよね。そこで、先に地方を選ぶことで、エクセルのプルダウンの選択肢で出てくる都道府県が絞り込みできるようにしてみましょう。


まずは、エクセルの任意のセルに、プルダウンの項目とそれらまとめたグループの名前を入力します。別シートでも問題ありませんが、後々に絞り込みの設定がしやすいようにグループごとに並べておくのがおすすめです。プルダウンの項目は、抜けと重複がないように注意しましょう。例では、まず地方で絞り込みたいので、『北海道,東北,関東,北陸甲信越,東海,近畿,中国,四国,九州』とグループ分けを行いました。


次に、グループ名を選択できるプルダウンを新たに作成します。グループ名が書かれたセル範囲を選択し、エクセル上部の『データ』⇒「データツール」にある『データテーブル』を押しましょう。「データの入力規則」と書かれたダイアログボックスが出てきますので、「入力値の種類(A)」で『リスト』を選択し、「元の値(S)」に選択肢を直接入力します(セル参照するとうまく反応しません)。間に半角でカンマ『,』を忘れないように注意です。

もし後々に追加あるいは修正を加えたい場合には、同じように『データの入力規則』から「設定」に進むと変更できます。プルダウンの作成方法に関してはこちらの記事で詳しく触れていますので、あわせて参考にしていただけますと幸いです。



◎エクセルで絞り込みができるようにプルダウン同士を連動させる方法


さて、ここからは片方のプルダウンを選ぶともう片方のプルダウンの絞り込みができるように連動させていきましょう。

片方のプルダウンで設定した選択肢を選んだときに、もう一方に出てきてほしい項目を、最初の作業で記入したエクセルのシートから範囲選択し、上部の『数式』⇒「定義された名前」から『名前の定義』を選びます。たとえば、例のように『近畿』を選ぶとき、次のプルダウンが『滋賀県・京都府・大阪府・兵庫県・奈良県・和歌山県』になるようにしたいので、範囲選択するのはG8:L8です。

「新しい名前」と書かれたダイアログボックスが出てきました。「名前(N)」の部分には『近畿』のように最初のプルダウンで設定した選択肢(グループ名)を1つ入力します。「範囲(S)」は同じような内容が複数のシートにある場合にはシート名を選択しますが、特に指定する必要がなければそのまま『ブック』で構いません。「参照範囲(R)」には先ほど範囲選択したセル番地が自動的に表示されています。『OK』を押してダイアログボックスを閉じ、最初のプルダウンに出てくる選択肢の数だけ繰り返しましょう。

二つ目のプルダウン(例では都道府県を選ぶ段階)を作成していきます。 プルダウンを作成したいセルを選択し、エクセル上部から『データテーブル』を選択、「設定」の「入力値の種類(A)」を『リスト』に変更しましょう。元の値に入力する内容が、最初のプルダウンとは異なる部分です。インダイレクト関数と呼ばれる、文字列と指定された参照文字列の内容を返す機能を使います。条件式は『=INDIRECT(最初のプルダウンを作成したセル番地)』です。
名前の定義によって親要素(例では地方)・子要素(例では都道府県)が結びつき、インダイレクト関数によって親要素が入力されるプルダウンが返されます。この二つを合わせることで、エクセルの最初のプルダウンに連動して次の選択肢の絞り込みができるのです。例では、地方が変わると子要素のプルダウンの都道府県名も絞り込まれるようになりました。なお、インダイレクト関数に関しては以下の記事でも触れています。



◎まとめ・Excelのプルダウンの絞り込みを何段階も行いたい場合は?


今回は、エクセルのプルダウンを連動させて選択肢の絞り込みができるように設定する方法をご紹介しました。名前の定義によってグループ内をリンクさせ、インダイレクト関数で連動させるのがポイントです。なお、3段階・4段階以上と、何回も連動させたい場合もあるかもしれません。応用形と注意したいことを次回の記事で触れていきますので、あわせて参考にしていただけますと幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。

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