Excelで情報量が多い時には、複数のシートを使うことがあるかもしれません。エクセルでデータを抽出して別シートに自動で参照できるのであればその方法を知っておきたいですよね。エクセルの別シートへのリンク付けは直接入力の他にも関数を使い参照することもできます。今回は、エクセルでデータを抽出し別シートにリンクで自動参照する方法と、Excelのインダイレクト関数の使い方をご紹介します。
◎エクセルでのデータ抽出と別シートの自動リンク参照でエラーが起こる原因は？
Excelで別シートのデータを参照しようと、抽出つまりコピーし貼り付ける場合にうまくできないこともあるかもしれません。原因の一つが、複数のシートをまたいでいることです。単なる数値であればコピーペーストでエクセルの別シートに移動できますが、計算式は関数などを使って参照させないと反応しません。
たとえば、エクセルでF4からF11までの数値を合計したものを別シートに抽出したとしましょう。移動先には『＝F12』と指定されますが、これはその内部のF12を意味します。もちろんExcelの別シートに同じ計算式はないので、参照の指示がないと計算結果としてエラーが出てしまうのです。解消するためにはエクセルの別シートの情報であることをリンクとして参照する(ホームページのURLのようなものを指定する)必要がありますので、具体的にみていきましょう。
◎エクセルでデータを抽出し別シートにリンクで自動参照する方法、インダイレクト関数も
エクセルで数式などのデータを抽出し別シートに関数などのリンクで自動参照するには、同一のファイルであることが条件です。別のファイルでは、シート名を指令されても何を意味しているのかが処理できません。Excelでデータの複製や貼り付けをする場合には、同じファイルで別のページかをまずみておきましょう。エクセルで別シートのデータを参照する方法は以下の三つです。
●Excelの別シートに貼り付ける際に抽出参照を意味する特殊な選択をする
一番簡単なのは、貼り付けの際に普段とは違う選択をする方法です。参照先であるExcelシートの値または範囲をコピーし、(『Ctrl』+『C』の同時押し、右クリックで『コピー(C)』選択でも可能)、貼り付けるシートに移動してからセルを右クリックします。その中からクリップがボードの上に書かれている絵を選択しましょう。『貼り付けのオプション』⇒『リンク貼り付け』と進んでいることになり、元のエクセルシートを参照してデータの移動が行えます。特殊な選択ながらExcelの範囲設定もでき、手間なくできる点がメリットでしょう。
●エクセルの別シートの参照を意味する文字列を直接入力する
直接文字列を入力して参照する方法もあります。同じエクセルシート内での参照であれば、データを移したいところに『＝セル番地』と入力または＝の後にその部分や範囲をクリックしますよね。Excelの別シートでの参照方法は、＝とセル番地の間にシート名を記入するのです。構文は『＝シート名!セル番地』で、間に『！』(『SHIFT』と『1』の同時押し)を忘れないようにしましょう。このように書くことで、どのエクセルシートのどのセル番地から参照するかを指定できます。
●Excelのindirect関数を利用して別シート参照、その使い方とは？
エクセルには、様々な計算処理のできる関数が入っていますが、特定のセルを参照する際に使えるのがINDIRECT関数です。Excelのindirect関数によって、指定した文字列に対して参照を返し、計算もできるようにセル範囲へと変換されます。別シート参照を行うときの構文は、『=INDIRECT(参照文字列,参照形式)』です。セル(四角の区画の中)をクリックして直接入力するほか、上部の『fx』と書かれた右隣の横に長い空欄に記入することもできます。参照文字列に入力するのはシート名および範囲と同じ文字列です。
わかりにくいと思われますので、もう少し詳しくご説明しましょう。通常エクセルにおける別シートの参照では、「シート名！セル番地または範囲」を入力すると先程紹介しました。エクセルにあるインダイレクト関数の場合、「」の内容を文字列としてとらえる必要があります。そこで、シート名は予め同じものをどこかのセルに入力しておいてその部分を参照する形にするのです。また、セル番地あるいは範囲もまた文字列化するために、手前に＆を入力しかつ””で囲みます。
全体としては『＝INDIRECT(参照先のシート名が書かれたセル&”!セル番地または範囲”,参照形式』のように表記されることでしょう。参照形式に関しては特に何も書かなくても影響がないので気にする必要はありません。参照先を指定するのに文字列として表す必要がある点を押さえておきましょう。
◎まとめ
今回は、エクセルでデータを抽出し別シートにリンクで自動参照する方法と、Excelのインダイレクト関数の使い方をご紹介しました。エクセルでのデータ抽出と別シートの自動リンク参照でエラーが起こるのは、別シートの参照先との連携が認識されていないことが考えられます。エクセルでの参照を意味する文字列の入力やindirect関数の使用によって各ページを連携させ、効率よく資料を作成していきましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
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