Excelで資料を作成する際には、特定の文字列や数字を強調したり、位置を揃えたりしたいかもしれません。より見やすい資料にするためにも、エクセルでできる工夫を知っておきたいですよね。Excelには桁数を揃える・セル内での配置位置の調整・強調表示や背景色の変化などの便利なものが多いです。今回は、エクセルで資料を作成する際に使える機能をご紹介します。
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◎エクセルを見やすい資料に、Excelで文字列や数字の桁数を揃える方法
エクセルでは計算して数値を含めた表を作る際には、［割り切れる・割り切れない］で出てくる数字がバラバラなこともあるかもしれません。その際に便利なのが、桁数を調整する機能です。エクセルの『ホーム』を押して、「数値」と書かれた部分を探してみましょう。その右下に、0が三つ並んでいて右矢印と左矢印が描かれたマークがあります。これは小数点以下の数値の桁数を手動で調整するボタンです。←が描かれた方を押すと桁数が増え、逆に→が描かれた方を押すと桁数が減ります。
たとえば、カラオケの集計で割合を求めると、そのままの設定では上の画像のように桁数がバラバラです。しかし、矢印を押して表示されていない0が見えるようにすると、桁数を揃えている見やすい資料になりました。ちなみに、「数値」のカテゴリーの上側の四角は表示形式を指定できる部分で、通貨・日付・時刻・パーセンテージなど10種類以上から選べます。また、通貨の種類やパーセンテージは下側のボタンからも操作可能です。
◎見やすい資料に、エクセルやワードでの文字の配置位置を上下左右に調整する方法
エクセルの資料を見やすくするためには、それぞれの配置や位置を変えた方が良いこともあります。たとえば、1行目が右に空白で2行目は左に空白よりも、全体が一方に寄っていた方が目に入りやすいですよね。セル内の文字列や数字を揃える方法には、上下・左右・インデント・結合・折り返しなどがあります。詳しくは次回の記事で触れておりますので、参考にしていただければ幸いです。
◎エクセルの強調表示、罫線(枠線/囲み線)の作り方・文字や数式などの背景色を白から黒などの別の色にする方法
エクセルで資料を見やすくするために大切なのが、押し出したい部分をいかに目立たせるかです。その際に便利な機能として、強調表示・罫線・背景色の変更などがあります。それぞれについてご紹介していきましょう。
●エクセルの強調表示ルールについて
エクセルでも他のツールと同様に、文字列や数字を強調して表示する機能があります。主に、『ホーム』⇒「フォント」と進むと出てくるものです。左上には文字の形の種類と大きさをしているボックスがあります。その下側をみてみましょう。『B』の文字が描かれている部分が、文字列を太字にする機能です。その右横にある斜め向きの『I』を押すと、文字が斜体になります。さらにその右隣にあるのは下線を引く機能です。▼を押すと、一重の『下線』と『二重下線』から選択できます。画像のように、同じ文字でも印象が変わりますから、強調したい内容に応じて使い分けると良いでしょう。なお、ショートカットキーはそれぞれ、太字：『Ctrl』+『B』・斜体：『Ctrl』+『I(アイ)』・下線：『Ctrl』+『U』です。ホームから直接押してもそれほど手間はかかりませんが、一緒に押さえておいて損はないでしょう。
●エクセルで罫線(枠線/囲み線)を表示する機能
エクセルのデフォルト設定では、セルごとに灰色の区画で区切られていますが、データを外部に取り出した際には灰色の区画は見えません。文字が並んでいて区切りが欲しい場合には、線や区画を設定して見えるようにしましょう。先ほどの文字列の強調表示のすぐ右隣にある、『罫線』（けいせん)を使います。文字を真っ直ぐ書くために引いた線／あみ目の意味があり、見やすいように区切りが出てくると考えるとイメージしやすいでしょう。使う方法としては、表示させたい範囲を指定して『罫線』の横の▼をクリックし、希望する形式を選ぶだけです。上の四つ、『下罫線(O)』 『上罫線(P)』 『左罫線(L)』 『右罫線(R)』はそれぞれ区画のどの位置に線がでてくるかを意味します。『下罫線(O)』は下線と似ていますが、枠内か境界線であるかで若干印象が変わるでしょう。『格子(A)』は範囲内のすべての境界線を表示、『外枠(S)』は範囲のうち一番外側の境界線のみを表示し、外枠は 『太い外枠(T)』 で太くもできます。枠が必要ではない部分があれば 『枠なし(N)』 を押して消しましょう(線ごとには指定できないので、四辺が消えてしまう点に注意)。罫線を太くしたり、上下の組み合わせを変えたりもできます。
ボタン一つでクリックする以外にも、罫線を指定する方法があります。上記でご紹介した 『罫線』の横の▼をクリックしてみましょう。『罫線の作成(W)』を押すと鉛筆のようなマークがエクセルシート上に表示され、押し続けながら上下左右に動かすと直線または四角の枠ができあがります。上記の『下罫線(O)』 『上罫線(P)』 『左罫線(L)』 『右罫線(R)』 『外枠(S)』の代わりになるわけです。また、 『罫線グリッドの作成(G)』は『格子(A)』 ・『罫線の削除(E)』は『枠なし(N)』と同じものとして使えます。一番下には罫線の種類・太さ・色を変える部分がありますので、お好みに合わせて選んでいくと良いでしょう。
●エクセルで文字や数式などの背景色を白から別の色に変える方法
文字の強調表示と同様に押さえておきたいのが、文字列および背景の色の変化です。『ホーム』⇒「フォント」にある色のついているマーク2つを探してみましょう。Aの下に赤い線が入っているものを押すと、選択した範囲の文字が指定の色に変わります。また、ペンキを傾けている絵を押すと、選択した範囲が指定の色に塗りつぶされるのです。色の指定は、Aやペンキの絵の横の▼を押すと出てくるもののみならず、『その他の色(M)』⇒『ユーザー設定』から16677216(256³)通りありますので、お好みの色を探して、文字や背景にアクセントを加えてみましょう。
◎まとめ
今回は、エクセルで資料を作成する際に使える機能として、桁数の調整・セル内での配置位置の調整・強調や色の変化などをご紹介しました。これらは、ボタンの位置さえわかっていると手間をかけずに操作できるのでおすすめです。状況に応じて文字列や数字を目立たせ、見やすい資料にしていきましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
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