エクセルのプルダウンを使う際には、別のセルに選んだ値に連動して自動入力をしたいかもしれません。記載したい内容をExcelのドロップダウンリストと連動して切り替えることができると便利ですよね。エクセルのプルダウンで隣のセルに連動して自動入力をするのは、IFやVLOOKUPを使った複数のやり方ができるのが特徴です。今回は、エクセルのドロップダウンリストに連動させて自動入力ができるようにする方法をご紹介します。
◎エクセルのドロップダウンリストと連動して切り替えるイメージ
エクセルのドロップダウンリストと連動して切り替えるのがどのようにできるかが気になるかもしれません。プルダウンメニューを作成するまでは同じですが、簡単に言えばそこでの選択肢に応じて別のセルに入力する値を指定するのです。
たとえば、選択肢Aのときに1を・Bのときに2を・Cのときに3をそれぞれ表示したいのであれば、「隣のセルには、Aが表示されたら1を、Bが表示されたら2を、Cが表示されたら3を表示しなさい」と数式を記載します。どのように書けばよいのか、大きく二つの方法をみていきましょう。
◎エクセルのプルダウンに連動して自動入力ができる方法①IFの利用
エクセルのプルダウンに連動して自動入力する方法でまず考えられるのがIFの式で関係づけることです。今回の例では、ExcelのE3にリストを設定し、その値に連動してF3に自動入力ができるようにします。Excelへのプルダウンの設定は、作りたいセルをクリックして『データ』⇒「データテーブル」の『データの入力規則』を選択しましょう。「データの入力規則」のダイアログボックスが出てきたら、「入力値の種類(A)」で『リスト』を、「元の値(S)」にはドロップダウンリストに含めたい項目が書かれているセル範囲を入力します。最後に『OK』を押してダイアログボックスを閉じると完了です。
（Excelへのプルダウンの設定の詳しいやり方はこちら）
次に、隣の列に連動されるような数式を入力しましょう。選択肢がN個の場合に入力する数式は、『=IF (プルダウンを設定したセル番地=”1つ目の選択肢”,”連動させたい値”, IF (プルダウンを設定したセル番地=”2つ目の選択肢”,”連動させたい値”…, IF (プルダウンを設定したセル番地=”N個目の選択肢”,”連動させたい値”,”)) 』です。プルダウンによって出てくる項目が限られていて、条件式で最後まで当てはまらなかった場合は空白であることを意味しますから、””（空白）としておけば問題ありません。
今回の例であれば、選択肢Aのときに1を・Bのときに2を・Cのときに3をそれぞれ表示したいので、F3に『=IF (E3=”A”,”1″, IF (E3=”B”,”2″, IF(E3=”C”,”3″,””))) 』と入力します。
●エクセルのプルダウンで連動させる計算式はセルの選択もできる
エクセルのプルダウンで自動入力するための計算式は、セルの選択でも可能です。今回の例でExcelのセルを参照するなら『=IF (E3=B$3, C$3, IF (E3=B$4, C$4, IF (E3=B$5, C$5,””))) 』としましょう。この操作によって、E3のドロップダウンリストで選ばれた項目に連動した内容が自動入力できるようになりました。なお、プルダウンへすぐに値を入力する前提なら、指定した値以外が入力できないように設定すれば、最後のIF式(それ以外の場合)は省略可能です。『…IF (プルダウンを設定したセル番地=”N-1個目の選択肢”,”連動させたい値”,”N番目の選択肢で連動させたい”) …』【今回の例であれば『=IF (E3=B3, IF (E3=B4, C5)) 』】と式を短くできます。
IF関数に関しては、こちらの記事で詳しく触れていますので、あわせて参考にしていただければ幸いです。
◎エクセルのプルダウンの隣のセルに連動させる方法②VLOOKUP
エクセルのプルダウンの隣のセルに連動させる方法としては、VLOOKUPの利用も考えられます。IF関数を使ってプルダウンと別のセルの入力内容を連動させることのデメリットは、選択肢が増えるにつれて式が長くなることです。3つくらいであればまだ区別しやすいですが、ドロップダウンリストの項目が10個以上になることもあるかもしれません。多すぎると式自体も見づらいですし、書き込むのもそれだけ大変になりますから、もう一つの方法も利用するのをおすすめします。
プルダウンメニューを作成するのは先ほどのやり方と同じです。今度は、それとは別に対応表を作りましょう。VLOOKUPは調べる値を指定範囲から探し、当てはまるものがある場合には同じ行の指定列に書かれている値を取り出す関数です。そこで、対応表は、プルダウンに書かれている内容と連動して入力したい値が同じ行になるように入力します。VLOOKUP関数は、検索値が書かれている列よりも右側しか該当するデータを抽出できないため、検索するプルダウンの値はもっとも左側の列に入力する点には注意しましょう。
入力する数式は、『=VLOOKUP (検索値,範囲,列番号,[検索方法]) 』です。隣の値と連動させたい場合は、「検索値」はその隣のセル番地、「範囲」は先ほど作成した対応表全体を指定しましょう。「列番号」は、対応表の中で「検索値」が書かれている列を1列目としてときに右側の何列目にあるかの数字を入力します。今回の例であればそのすぐ右にあるので「列番号」は2です。[検索方法]はFALSEにしておくと完全一致になりますが、特に記載しなくても問題はありません。
この状態の場合、プルダウンで値が選択されていないとエラーが表示されます。VLOOKUPで「検索値」が指定されていないためです。#N/Aエラーが出るのを防ぐためには、この式をIFERROR関数で囲んで、ドロップダウンリストが選択されていないときには連動する値も空白になるようにすると良いでしょう。
●エクセルのプルダウンに合わせて複数セルを入力するには？
ここまでは隣のセルに連動させる方法を見ていきましたが、複数のセルにまとめて入力することも可能です。エクセルのプルダウンに合わせて複数セルを入力するには、それぞれの列に対してVLOOKUP関数で連動させることでできます。以下の例は、選んだ選択肢に対応するふりがなと数字を並べたものです（『=VLOOKUP (E4, $I$3: $K$5,2)) 』など）。VLOOKUP関数を使うことで、対応表とは違う並びにもできるため、用途の幅が拡がるでしょう。
●エクセルのプルダウンとの連動をvlookupで行うときに別シートから値を取り出すには？
エクセルのプルダウンとの連動をvlookupで行う際に別シートから値を取り出す場合は、シート名を指定する必要があります。たとえば、対応表を別のシートに記載していた場合は、『=VLOOKUP(E4,シート名!$I$3:$K$5,2))』などと参照セルの前にシート名を記載しましょう。
◎[Excel]エクセルのプルダウンに連動させた自動入力ではなく複数から選べるようにする方法
Excelのドロップダウンリストには連動させるものの、決まった値を自動入力ではなくいくつかの選択肢の中から選びたい場合には、やり方が変わります。詳しい内容はこちらの記事で触れていますので、参考にしていただけますと幸いです。
◎まとめ
今回は、Excelのプルダウンを選ぶと隣のセルに連動して自動入力する方法をご紹介しました。IFやVLOOKUPなどを使ってドロップダウンリストのセルとその隣のセルを結びつけるのがポイントです。エクセルのプルダウンで何かが入ると複数セルにまとめて入力することもできるため、うまく使いこなして一気に入力できるようにしましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。
関連記事：隣のセルに0が表示されたときに消す方法
関連記事：プルダウンの項目を特定の値で絞り込む方法
コメント