Excel(エクセル)で作業をするときに、「特定の文字列を別のものに置き換えたい」と思ったことはありませんか?数が多いとそれだけ時間がかかりますし、できれば作業量を減らしたいですよね。Excelでは数字や文字列を特定の記号などに素早く置換できる方法があり、作業の効率化のためにはぜひ押さえておきたい手段です。今回は、Excel(エクセル)の文字列の置き換えをする方法を実際の作業の画像とともにご紹介します。



◎Excel(エクセル)の置換、関数を使わずに文字列を置き換える方法を画像付きで


Excel(エクセル)での置換と呼ばれる作業は、エクセルシートにある特定の数字や文字列の置き換えによって別のもので表記することです。Excelでの置き換えは関数を使って行う方法もありますが、エクセル内の置換に関する数式のようなものでも代用できます。ここでは、Excelの表にあるような●●代の文字列を、20代→20などと数字のみに置換する作業を考えてみましょう。


①文字列を置換したいExcelのシートを開きましょう。多くの作業では対象のセル(四角で囲まれている部分の一つ)をクリックする作業がありますが、エクセル内の置き換え対象の数字や文字に矢印のキーを合わせる必要はありません。


②上側の緑色に塗られた部分のすぐ下にあるもののうち、左から2番目にある『ホーム』ボタンを押します。


③『ホーム』のすぐ下には「貼り付け」や「フォント」の文字が出てきていますよね。そこから右側に進んでいくと、右端の手前に虫眼鏡マークの『検索と選択』がありますので、そこをクリックしましょう。


④上から2番目に出てくる『置換(R)』を押します。ここまでが画像1枚目に載っている作業です。ちなみに、キーボードの『Ctrl』と『F』を同時に推すことでも一気にできます。


⑤Excelシートの一部を隠すように『検索と置換』と書かれたものが出てきますよね。このうち『置換(P)』の方を選びます。


⑥置き換えたい文字列や数字を『検索する文字列(N):』と書かれたすぐ右の空欄に、置き換えた後に表示したい文字列や数字を『置換後の文字列(E):』と書かれたすぐ右の空欄に入力します。色々と書いてあるものが出てきますが、特に触る必要はありません。今回の例では、年代の●●代の「代」を消す作業をしたいので、Excel内で置き換えたい文字列や数字を「代」・置換後の文字を空欄にしました。ここまでが画像2枚目に載っている作業です。


⑦下側にある『すべて置換(A)』をクリックします。こうすることで、『検索する文字列(N):』の空欄に入力した文字列や数字をExcel内で探し出し、『置換後の文字列(E):』で入力した文字列や数字に自動的に書き換えるのです。


ちなみに、『置換(R)』をクリックするとエクセル内の文字や数字を一つずつ置き換えられます。特定の部分のみを置き換えるのであればミスが少ないですが、複数まとめて行いたいのであれば『すべて置換(A)』を選んだ方が効率的でしょう。今回の例でも、Excelシートの左側に書かれていた●●代が数字のみに置き換わっていて、「5件を置換しました」と出ています。ここまでが画像3枚目に載っている作業です。




◎Excel(エクセル)で文字列の置き換えができる関数とは?

Excel(エクセル)での置換の作業は、上記のような手順でも問題なく行えますが、関数を使う方法もあります。『SUBSTITUTE(サブスティチュート)関数』と呼ばれる機能です。特に元の文字列を残しておきたい時や、置換したい文字列が複数ある状況で役立ちます。その手順について、セル上のmの文字を男に変える作業を例にみていきましょう。(完成図は以下の4枚目の画像です)


①SUBSTITUTE(サブスティチュート)関数は、(文字列,検索対象の文字列,置き換えたい文字列や数字,置換後の文字列)の順番に並べます。そこで、まずは、置換後に表示したいエクセルのマスをクリックしましょう。


②キーボードの左あるいは右の下側にある『Shift』キーを押し続けながら、文字を入力していきます。=SUBSTITUTEのうち、=は『ほ』が書かれているキー、英文字は順番に『と』『な』『こ』『と』『か』『に』『か』『な』『か』『い』です。その後数字8の(『ゆ』が書かれている)キーを押すと小文字の括弧マーク『(』が出てきます。ここまで記入して【 =SUBSTITUTE( 】となっていれば問題ないです。予測変換の機能で出てくることもあるので、それを押してしまうのも良いでしょう。


③『Shift』キーからは手を放して、置換対象の文字列があるセルをExcel上から選んでクリックします。すると、=SUBSTITUTE(の後ろ側に『英文字数字』の組み合わせが出てきたことでしょう。クリックしたセルを表しており、そこに書かれている情報が置換されることを意味します。次に『,』つまりひらがなでは『ね』のキーを押しますが、『Shift』キーなどは使わない点は注意です。


④その後、変えたい文字の指定を行います。『Shift』『2』のキーを同時に押して『”』を入力→Excel上で置き換えたい文字列や数字→『Shift』『2』のキーを同時に押して『”』→『,』で閉じる、の順番で進みます(ここまでが変更前の文字の指定)。


そして、『Shift』『2』のキーを同時に押して『”』→置換後の文字列→『Shift』『2』のキーを同時に押して『”』→『Shift』『9』のキーを同時に押して『)』で関数は完成です(ここまでが変更後の文字の指定)。今回の例では【(EJ62,”m”,”男”)】←【対象のセル番地,変更前の文字列,変更後の文字列】のように記入されました。クリックすると、エクセル上で指定したセルに置換後の文字列や数字が入力されていることでしょう。


なお、置換後の数字や文字列を入力する際に『Shift』『2』のキーを同時に押して『”』を表示させましたが、これはExcelに文字であることを認識させるために付けています。そのまま入力するとセル番地(エクセルシートの端にある「EH」や「67」の部分などを意味すると勘違いしてしまうこともありますから、『”』を忘れないようにしましょう。



●エクセルシート上の文字を厳密に指定できる機能、置換対象とは?


今回の作業では、「置換対象」を全く触れずに完了したのにお気づきでしたか?最後の部分の「置換対象」は入力しなくても関数は成立します。


ここでの「置換対象」とは何番目の文字を置換するかを指定する機能です。たとえば、ABCDEFGABCCEFGをABCDEFGABCDEFGにするのであれば、3番目のCのみをDに変える必要がありますが、単に置換をするとCが全部Dに変わってしまいます【画像左】。このときに「置換対象」に3を入力すると、1・2番目のCはそのままで3番目だけをDにできます【画像右】。ごく一部の文字だけを変えたい場合に便利な機能ですから、置換の方法と一緒に理解して使いこなしていきましょう。



◎Excel(エクセル)で置換できない場合に考えられる原因と対処法


ここまでExcel(エクセル)での置き換え作業を関数を使う場合と使わない場合でご紹介しました。しかしながら、Excel(エクセル)でうまく置換できないこともあるかもしれません。その場合に考えられる原因や対処法についてみていきましょう。


●置換したいデータが見つからない場合


Excel(エクセル)でうまく置換できない原因の一つに、置換したいデータが見つからないことが挙げられます。Excelが認識しているような文字列になっていない(スペルミス・大文字小文字の違いなども含む)のかもしれません。解決策として挙げられるのは、「検索」機能を使ってExcel(エクセル)が置き換えたい文字列を認識しているかを確かめることが挙げられます。⑤の部分で『検索と置換』と書かれた箇所がありましたが、そこで検索を選び置き換えたい文字列を検索することで全て認識されているかを調べてみましょう。


●置換対象がうまく使えていない場合


逆に置換しなくても良い部分まで置き換えが行われていることもあるかもしれません。その原因として考えられるのは、置換の細かい機能がうまく使えていないことです。先程も触れましたが、『すべて置換(A)』ではExcel(エクセル)シート状の全ての該当の文字が置き換えられてしまいます。また、『置換(P)』や関数を使った場合でも、指定したセル上では該当する全ての文字列が置き換えの対象になってしまうのです。文字列は関数も対象となるため、計算式が成立しなくなるトラブルがあった場合にはこれが原因と考えられます。対処法としては、置き換えを行った場合にどの部分が変わっているかを確かめて、変わってほしくない文字・部分にまで影響があれば「置換対象」を使って細かく設定し直しましょう。


●置換しようとしている数字が計算結果である場合


Excelシートにおいて置き換えの対象となるのは、文字列や数字でありここには数式も含まれます。しかし、その数字が計算結果である場合には置換できません。算出した値を変えたい場合には、元々の計算式を変えるか、別の場所にコピーして(この時点で文字列としての数字に変わる)改めて置換するのがおすすめです。



◎まとめ


今回は、Excel(エクセル)の文字列の置き換えをする方法を実際の作業の画像とともにご紹介しました。Excel(エクセル)での置換と呼ばれる作業は、シート内の数字や文字を一気に変えられる点で非常に便利な機能です。Excelでの置き換えは関数を使って行う方法もありますが、エクセル内の置換に関する数式のようなものでも代用できる点を押さえておきましょう。最後までお読みいただきありがとうございました。

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